DIGITALES HINWEISGEBERSYSTEM HILFT DEM MITTELSTAND

DR. THOMAS ALTENBACH VON LEGALTEGRITY GMBH ÜBER DAS VERTRAULICHE MELDEN VON GESETZESVERSTÖSSEN

Frankfurt am Main. Dr. Thomas Altenbach, CEO und Gründer des neuen Mitgliedsunternehmens LegalTegrity GmbH, spricht im Interview darüber, wie Mitarbeitende mithilfe einer Softwarelösung anonym und mit wenigen Klicks Gesetzesverstöße innerhalb eines Unternehmens melden können.

Stellen Sie bitte Ihr Unternehmen und Geschäftsmodell kurz vor.

Dr. Thomas Altenbach: LegalTegrity GmbH wurde 2019 in Frankfurt am Main gegründet und betreibt ein digitales Hinweisgebersystem speziell für den Mittelstand. Unser Antrieb ist mittelständischen Unternehmen die gleichen Compliance-Vorteile zu bieten, von denen Großkonzerne schon lange profitieren – mit einer einfachen, sicheren und digitalen Lösung.

Über 1.000 Organisationen aller Branchen vertrauen bereits dem LegalTegrity Hinweisgebersystem und bieten Ihren Mitarbeitenden sichere, interne Meldekanäle, über die sie Gesetzesverstöße innerhalb des Unternehmens melden können. Damit erfüllen sie alle aktuellen, regulatorischen Anforderungen, schützen Ihre Mitarbeitenden und reduzieren das Risiko von Skandalen, Umsatzeinbußen und Reputationsschäden. Viele Kunden nutzen unsere Meldekanäle auch als Beschwerdekanäle zur Erfüllung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG).

Was ist das Alleinstellungsmerkmal von LegalTegrity im Vergleich zu Ihren Mitwettbewerbern? Gibt es auf dem Markt eine vergleichbare Software-Lösung?

Altenbach: Durch unsere langjährige Compliance-Expertise als Inhouse-Juristen in global agierenden Unternehmen wissen wir, worauf es bei der Auswahl, Einführung und Betrieb eines Hinweisgeber- oder Beschwerdesystems ankommt. Unsere Software ist „made & hosted in Germany“ unter Beachtung höchster Sicherheitsstandards und Datenschutzanforderungen. Sie ist ohne IT-Implementierung mit Buchung sofort nutzbar. Unser Maßstab für Benutzerfreundlichkeit ist das iPhone – einfache, intuitive Handhabung sowohl für den Hinweisgebenden als auch für die Empfänger und Bearbeiter der Hinweise.

Selbstverständlich gibt es Wettbewerber, die ebenfalls digitale Hinweisgebersysteme anbieten. Hier unterscheiden wir uns jedoch mit unserem klaren Fokus auf den Mittelstand, transparentem Pricing und unserer Kompetenz im Team: wir vereinen Compliance mit Digitalisierung und exzellentem Service. Unser Know-how steckt nicht nur in unserer Software, sondern auch in den unterstützenden Materialien für unsere Kunden und Partner. Aufgrund unserer juristischen Expertise garantieren wir die kontinuierliche Anpassung an etwaige zukünftige Änderungen gesetzlicher Vorgaben. Unsere Kunden können darauf vertrauen, rechtlich und technisch stets auf dem neusten Stand zu sein.

Für welche Unternehmen eignet sich Ihr Produkt?

Altenbach: Unsere Kunden kommen aus allen Branchen: z. B. tonies® - Boxine, Ritter Sport, Rotkäppchen Mumm, DKMS, Sportscheck, FRoSTA, BHS Corrugated, tempton, Nemetschek Group, Helios Lacke, Schön Kliniken, ARAG, IDT Biologica und viele weitere.

Zusammengefasst eignet sich LegalTegrity für:

  • Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden sowie Kommunen und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern, die die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) erfüllen müssen
  • Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitenden, die die Anforderungen an Beschwerdeverfahren laut LkSG erfüllen müssen
  • Unternehmen, denen Nachhaltigkeit wichtig ist und die mithilfe eines Hinweisgebersystems positiv auf das „S“ (soziale Angelegenheiten) und das „G“ (verantwortungsvolle Führung) in ESG einzahlen möchten
  • Kleine und mittelständische Unternehmen, die international tätig sind: unsere Software ist auf über 30 Sprachen verfügbar

LegalTegrity ist Technologie-Partner der Deutschen Telekom und Lösungspartner des Vertrauens von rund 80 Wirtschaftskanzleien, Datenschutz-, IT-Sicherheits- und Compliance-Beratungen. Sie empfehlen LegalTegrity ihren Mandanten, zum Teil als White Label unter eigenem Namen. Ein paar Beispiele: Wir sind Kooperationspartner des Paritätischen Wohlfahrtsverbands, von Noerr, Aderhold, CMS Österreich, Mazars, Compliance Factory Consulting, RTC Treuhand u.v.m. Mit unseren Partnern können wir flexibel auf Wunsch auch ein auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittenes Managed-Service-Modell anbieten.

Was sind die wichtigsten Punkte und Fragen bei der Umsetzung der neuen EU-Whistleblowing-Richtlinie und wie unterstützt LegalTegrity bei der Implementierung?

Altenbach: Je nach Unternehmensstruktur, stellen sich zahlreiche Fragen, z. B. soll das Hinweisgebersystem zentral oder dezentral verwaltet werden? In welchen Ländern soll das System eingesetzt werden und in welchen Sprachen sollen potenzielle Hinweisgebende melden können? Wer soll für die Meldestelle verantwortlich sein: Hat das Unternehmen intern die Ressourcen, wie beispielsweise eine verantwortliche Person für Compliance oder Recht, oder soll ein externer Dienstleister mit der Betreuung der Meldestelle beauftragt werden, z. B. eine Rechtsanwaltskanzlei?

LegalTegrity unterstützt dabei, jeweils die kostengünstigste Lösung zu finden und z. B. zu untersuchen, ob das Konzernprivileg von Vorteil ist. Wir bieten Schulungen für Meldestellenverantwortliche und zum Beschwerdekanal nach LkSG an, mit denen die Verantwortlichen die notwendige Sicherheit für den Umgang mit Hinweisen erhalten und der erforderliche Fachkundenachweis erbracht werden kann. Sollte ein Unternehmen keine internen Ressourcen zur Betreuung der Meldestelle haben, empfehlen wir gerne eine Auswahl geprüfter Partner.

Wie genau funktioniert das digitale Hinweisgebersystem?

Altenbach: Wenn eine im oder für das Unternehmen tätige Person etwas beobachtet, was nicht rechtens zu sein scheint und dies nicht offen ansprechen möchte, kann sie das LegalTegrity-System nutzen und diesen Vorfall - auf Wunsch anonym - melden. Hierzu kann sie mit einem unserer speziell geschulten Mitarbeitenden per Telefon sprechen oder den Hinweis online abgeben. Der Zugang zum System erfolgt über einen vom Unternehmen mit Aushängen oder im Intranet zur Verfügung gestellten QR-Code oder Link. Im System wird der Meldende durch Fragen geführt, die von dem Unternehmen nach eigenem Bedarf konfiguriert wurden. Vor Abgabe des Hinweises bekommt er einen Code und setzt selbst einen PIN. Damit kann er sich wieder in das Hinweisgebersystem einloggen und den Stand des Prozesses oder Rückfragen sehen. Die verantwortliche Person im Unternehmen wird über das System per E-Mail sofort über den Eingang eines neuen Hinweises informiert und kann bei Bedarf Rückfragen stellen. Die Anonymität des Hinweisgebenden ist dabei die ganze Zeit gewahrt. Die auf Unternehmensseite für die Hinweise verantwortliche Person wird vom System im gesamten Prozess unterstützt: von Text-Vorlagen über Frist-Erinnerungen und Prozess-Checklisten. Damit ist der Hinweis für beide Seiten lückenlos und DSGVO-konform dokumentiert.

Der anonyme Austausch zwischen Hinweisgeber und dem Empfänger erfolgt über verschiedene Schritte.

Mit wie viel Missbrauch ist bei einem solchen System zu rechnen?

Altenbach: Der Sorge vor Diffamierung begegnen wir regelmäßig. Niemand möchte, dass sich der Zickenkrieg online fortsetzt. Die Zahlen aus der Praxis belegen jedoch, dass diese Sorge unbegründet ist. Die Anzahl mutwillig falscher oder diffamierender Hinweise entsprechen der Anzahl von Falschanzeigen bei der Polizei.

Können Sie uns praktische Beispiele oder Referenzen für Ihre Anwendungen nennen?

Altenbach: Diebstahl, Qualitätsmängel, gefälschte Unterlagen, Verstöße gegen Arbeitssicherheits- oder Arbeitszeitsauflagen, Diskriminierung, … die Liste möglicher Beispiele ist lang. Häufig ist der Sachverhalt mehreren Mitarbeitenden bekannt, manchmal sogar allen - außer der Geschäftsführung. Es traut sicher jedoch niemand etwas zu sagen, um nicht „als Petze“ dazustehen. Ermöglicht das Unternehmen auch anonyme Meldungen, kann es rechtzeitig davon erfahren, gegensteuern und gegebenenfalls großen finanziellen Schaden verhindern.

Ca. 13 Meldungen auf 1.000 Mitarbeitende sind normal. Wir haben Kunden, die in der Vergangenheit eine Telefonnummer und E-Mail-Adresse für den direkten Kontakt zu ihrem Compliance-Beauftragten oder externen Ombudsmann hatten. Sie erhielten über mehrere Jahre keine einzige oder im Vergleich zu den statistischen Durchschnittswerten nur sehr wenige Meldungen. Ihre Schlussfolgerung war, dass die Mitarbeitenden diesen Kanälen nicht zu vertrauen scheinen. Um ihr Risiko zu reduzieren, haben sie sich entschieden, testweise das Hinweisgebersystem von LegalTegrity einzuführen.

Ihr Feedback: „Endlich bekommen wir wertvolle Hinweise, mit denen wir frühzeitig gegensteuern und größere Schäden abwenden können. Wir haben damit schon so viel Geld gespart.“

Warum sind Sie Mitglied im Arbeitgeberverband HESSENMETALL Rhein-Main-Taunus geworden?

Altenbach: Wir denken immer in Win-Win-Win! Unser Erfolg basiert zu einem signifikanten Teil auf Partnerschaften mit Rechtsanwaltskanzleien oder Compliance- und Datenschutz-Beratungen. Wir helfen ihnen und ihren mittelständischen Mandanten ressourcenschonend, schnell und digital aktuelle rechtliche Anforderungen zu erfüllen, sodass sie sich auf die interne Kommunikation und die Unternehmensprozesse konzentrieren können. Für beides stellen wir unseren Kunden und Partnern Best Practice Vorlagen zur Verfügung.

Eine Mitgliedschaft im Arbeitgeberverband HESSENMETALL Rhein-Main-Taunus war also in mehrerlei Hinsicht ein sogenannter „No Brainer“: wir können den Mitgliedern des Verbands eine einfache Lösung und geballtes Wissen zum Thema Compliance, Whistleblowing und Lieferkettengesetz zur Verfügung stellen und kommen mit vielen interessanten Unternehmensvertreter*innen ins Gespräch.

Dazu sind für uns als junges Unternehmen die vielen Dienstleistungen und Informationen, die der Arbeitgeberverband HESSENMETALL seinen Mitgliedern sowohl für die Arbeitsverhältnisse mit unseren Beschäftigten als auch zu technischen Trends bietet, sehr wertvoll, weil wir diese nicht für uns allein beschaffen könnten.

Dr. Thomas Altenbach

Über Dr. Thomas Altenbach:
Dr. Thomas Altenbach ist ein Compliance-Experte mit einer Leidenschaft für Integrität und Innovation. Als Anwalt in internationalen Konzernen mit großer Führungs- und Etatverantwortung sowie als Berater mittelständischer Unternehmen erarbeitete er sich den Ruf als einer der gefragtesten Compliance-Spezialisten und war Mitglied einer UN Expertengruppe. Komplexe Fragen des internationalen Gesellschaftsrechts, der Compliance und der Unternehmenshaftung sind ihm ebenso vertraut, wie unternehmerische Zielsetzungen, Ressourcenplanung, Innovationsfähigkeit und Finanzierbarkeit mittelständischer Unternehmen. Darüber hinaus erwarb er eine vertiefte Expertise als Anwalt der Kanzlei AC Tischendorf in Fragen der Konzeption und Implementierung von Compliance-Management-Systemen sowie der Implementierung von Legal-Tech-Tools.

Vita (Auszüge):

2019 – heute: CEO und Gründer, LegalTegrity
2019 – heute: Partner, AC Tischendorf Rechtsanwälte
2012 – heute: Geschäftsführer, Compliance Mittelstand GmbH
2014 – 2018: Head of Financial Crime Compliance Region EMEA, Deutsche Bank
2008 – 2014: Direktor Legal & Compliance, Daimler
2006 – 2008: Head of Legal M&A, CEO Rüttgers GmbH, Evonik AG

Text und Redaktion: Yanka Schütz, Referentin Bildungs- und Öffentlichkeitsabeit, HESSEN­METALL Bezirksgruppe Rhein-Main-Taunus e. V.

Yanka Schütz

Referentin Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit

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