Mittelhessen

Handlungsempfehlungen zum Umgang mit Art. 15 DS-GVO zur Vermeidung von Schadensersatzansprüchen

Bei Verstößen gegen die DS-GVO sind Arbeitgeber neben dem Risiko eines behördlich verhängten Bußgeldes der Geltendmachung eines Schadensersatzanspruchs nach Art. 82 DS-GVO ausgesetzt. Dabei haben sich nicht oder nicht ordnungsgemäß erfüllte Auskunftsanträge nach Art. 15 DS-GVO als besonders häufige Auslöser für solche Schadensersatzansprüche herauskristallisiert.

Auskunfts- und Kopieanspruch nach Art. 15 DS-GVO

Nach Art. 15 Abs. 1 DS-GVO haben Arbeitnehmer einen Anspruch gegen den Arbeitgeber auf Auskunft über den Umfang der Verarbeitung ihrer personenbezogenen sowie gem. Art. 15 Abs. 3 S. 1 DS-GVO auf Bereitstellung von Kopien der verarbeiteten Daten. Besonders aufwändig wird die Beantwortung eines Auskunftsantrags durch das von der Rechtsprechung weit ausgelegte Recht auf Kopien. Davon können Dokumente wie Entgeltunterlagen, E-Mails oder Auszüge aus Arbeitszeiterfassungssystemen erfasst sein.

Der originäre Zweck des Auskunfts- und Kopieanspruchs liegt darin, der betroffenen Person zu ermöglichen, ihre Rechte aus der DS-GVO auf der Grundlage der Auskunft wahrzunehmen. In der Praxis häufig anzutreffen und virulent ist, dass die Anträge offensichtlich aus Motiven gestellt werden, die mit diesem Zweck nichts gemeinsam haben, etwa um durch den mit dem Antrag verbundenen Erfüllungsaufwand in konfliktären Situationen Druck auf den Arbeitgeber auszuüben. Ermöglicht wird dieses Vorgehen insbesondere dadurch, dass die Antragstellung keiner Begründung oder eines berechtigten Interesses bedarf.

Erfüllt der Arbeitgeber den Auskunfts- und Kopieanspruch nicht oder nicht ordnungsgemäß, besteht das Risiko, dass der Arbeitnehmer den Anspruch verbunden mit einem Schadensersatzanspruch gerichtlich geltend macht.

Praktische Handlungsempfehlung

Aufgrund der durch Gesetz und Rechtsprechung entwickelten Anforderungen und der vorgenannten Risiken sowie der einmonatigen Beantwortungsfrist ist eine Gesamtstrategie für den Umgang mit eingehenden Auskunfts- und Kopieanträgen für Arbeitgeber unerlässlich.

Vorbereitend auf mögliche Anträge sollten Arbeitgeber die Verantwortlichkeiten für Datenverarbeitungsvorgänge innerhalb der HR-Abteilung bestimmen. Verfahrensverzeichnisse und Löschkonzepte sollten auf den Prüfstand gestellt werden, da die darin enthaltenen Informationen als „Blaupause“ für die Beantwortung dienen können. Idealerweise sollten Muster-Antwortschreiben vorbereitet und die Beschäftigten der HR-Abteilung zu dem Umgang mit dem Anspruch geschult werden.

Geht ein Antrag ein, sollte zunächst die einmonatige Antwortfrist notiert und umgehend mit der Zusammenstellung der verarbeiteten personenbezogenen Daten und der Sichtung der Kopien begonnen werden. Der Umfang ist von dem Inhalt des Auskunftsantrags und dessen Detaillierungsgrad abhängig. Empfehlenswert ist eine Abstimmung mit dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten und im Zweifel mit den Datenschutzbehörden.

 

Gerne unterstützen wir Sie bei dem Umgang mit eingehenden Auskunfts- und Kopieanträgen nach Art. 15 DS-GVO und deren ordnungsgemäßer Beantwortung, im Bedarfsfall auch in einer gerichtlichen Auseinandersetzung zur Abwehr von Schadensersatzansprüchen.