BEZIRKSGRUPPE

Mittelhessen

Rechtstipp Dezember 2023

Für Sie als Arbeitgeber wichtig! - ohne Hinweis kein Verfall von Urlaubsansprüchen -

Die nachfolgenden Ausführungen gelten für den gesetzlichen Mindesturlaub, den Schwerbehindertenzusatzurlaub, aber auch für tarifvertraglichen oder vertraglichen Urlaub, wenn nicht zwischen gesetzlichem und darüberhinausgehendem Urlaub differenziert wird. Sie finden außerdem gleichermaßen Anwendung auf den Urlaubsabgeltungsanspruch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Nach § 7 BUrlG ist der gesetzliche Urlaub im Kalenderjahr, also bis zum 31.12. des Jahres, zu nehmen. Kann der Urlaub aus betrieblichen Gründen oder wegen Krankheit nicht genommen werden, kann er bis zum 31.3. des Folgejahres übertragen werden, sogenannter Übertragungszeitraum, danach verfällt er nach dem Gesetz. In Fällen langanhaltender Krankheit wird dieser Übertragungszeitraum auf 15 Monate ausgeweitet. Dies bedeutet, dass Urlaub, der in 2022 entstanden ist erst mit Ablauf des 31.03.2024 verfällt, sofern er nicht in Folge einer Genesung zuvor genommen werden kann.

Der Europäische Gerichtshof hat im Jahr 2018 in der Sache Shimizu C-648/16 entschieden, dass diese Gesetzeslage europarechtswidrig ist und das Bundesarbeitsgericht (BAG) als höchstes deutsches Arbeitsgericht angewiesen die Rechtsprechung entsprechend der europäischen Rechtslage anzupassen. Bei einer richtlinienkonformen Auslegung des § 7 BurlG kann ein Verfall von Urlaubsansprüchen nur dann eintreten, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten zuvor konkret aufgefordert hat seinen Urlaub zu nehmen und ihn klar und rechtzeitig darauf hinweist, dass der Urlaub sonst mit Ablauf des Kalenderjahres, bzw. des Übertragungszeitraumes verfällt.

Um den Verfall des Urlaubs gemäß den vorstehenden Ausführungen und Fristen eintreten zu lassen müssen Arbeitgeber die Arbeitnehmer daher wie folgt informieren:

  • Angabe der Anzahl der im Kalenderjahr zustehenden Urlaubstage
  • Aufforderung den Urlaub in diesem Zeitraum zu nehmen
  • Hinweis auf Verfallfristen und Konsequenzen, wenn der Urlaubsantrag unterlassen wird (Verfall)

Der Hinweis muss individuell für jeden Arbeitnehmer erfolgen und so geschehen, dass dieser hiervon Kenntnis erlangen kann. Im Streitfall muss der Arbeitgeber nachweisen, dass er den Arbeitnehmer informiert und aufgefordert hat den Urlaub zu nehmen. Der Hinweis muss weiterhin so rechtzeitig erfolgen, dass der Arbeitnehmer den Urlaub vor dem Eintritt des Verfalls noch hätte nehmen können.

Das BAG hat zwischenzeitlich diverse Entscheidungen zu dem Thema in unterschiedlichen Konstellationen gefällt. Demnach ist die aktuelle Rechtslage wie folgt:

  • Verjährungs- und tarifliche Ausschlussfristen beginnen erst zu laufen, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist.
  • Auf den Schwerbehindertenzusatzurlaub muss nur hingewiesen werden, wenn die Schwerbehinderung bekannt oder offensichtlich ist.
  • Bei langzeiterkrankten Beschäftigten beginnt der ausgeweitete Übertragungszeitraum von 15 Monaten erst mit Erfüllung der Hinweispflicht.
  • Sind erkrankte Beschäftigte das ganze Jahr arbeitsunfähig, muss für dieses Jahr kein Hinweis erfolgen, da die Urlaubsnahme tatsächlich nicht möglich ist.
  • Ist in dem Jahr vor der Erkrankung gearbeitet worden, wenn auch nur einige Tage, muss der Hinweis erfolgen.

Wir raten Ihnen daher dringend an, Ihrer Mitwirkungsobliegenheit möglichst zu Beginn des Kalenderjahres in individuellen Schreiben an Ihre Arbeitnehmer mit folgendem Inhalt nachzukommen:

  • Angabe der Anzahl der im Kalenderjahr zustehenden Urlaubstage inklusive der Resturlaubstage aus Vorjahren (Wiederholung des Hinweises im laufenden Kalenderjahr bei Änderung der Anzahl unnötig)
  • Aufforderung den Urlaub zu nehmen (entsprechend zu beantragen)
  • Nennung von Verfallfristen und Konsequenzen (Verfall), wenn der Urlaub nicht genommen wird

Dies gilt auch bei Langzeiterkrankten, ausgesteuerten Arbeitnehmern und Arbeitnehmern mit Erwerbsminderungsrente.

Nur dann kann Urlaub oder ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung verfallen oder verjähren!

 

Assessorin Martina Stüting

Fachanwältin für Arbeitsrecht
Zertifizierte Mediatorin (IMB)

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