Rechtstipp

Die elektronische Entgeltabrechnung: Ein Schritt in die papierlose Zukunft

Mit zunehmender Digitalisierung der Arbeitsprozesse stellt sich Unter­nehmen die Frage, ob sie Entgeltabrechnungen zukünftig elektronisch übermitteln. Aus rechtlicher Sicht ist hierbei Folgendes zu beachten:

1. Elektronische Entgeltabrechnung zulässig

§ 108 Abs. 1 S 1 GewO lässt eine Entgeltabrechnung in elektronischer Form grundsätzlich zu. Arbeitgeber sind nach dieser Vorschrift dazu verpflichtet, den Arbeitnehmern eine Entgeltabrechnung in Textform zu erteilen. Eine Pflicht zur Erteilung in ausgedruckter Form existiert nicht.

Zur Einhaltung der Textform genügt es, wenn die Entgeltabrechnung als elektronisches Dokument so übermittelt wird, dass der jeweilige Arbeitnehmer sie dauerhaft wiedergeben und speichern kann und die Möglichkeit hat, die Entgeltabrechnung auszudrucken. Daher kann die Entgeltabrechnung als Datei, bspw. im PDF-Format, per E-Mail an den betrieblichen E-Mail-Account übermittelt oder im E-Mail-Text selbst dargestellt werden. Ebenfalls denkbar ist, die Entgeltanrechnung an die privaten E-Mail-Adressen der Arbeitnehmer zu senden. Hierzu verlangt die einschlägige Literatur jedoch das vorherige – aus Dokumentationsgründen bestenfalls schriftliche - Einverständnis der betreffenden Arbeitnehmer.

Eine Alternative kann darin liegen, die Entgeltabrechnung auf einer (Cloud-)Plattform zum Abruf mittels individualisierten Zugangs bereitzustellen, die Arbeitnehmer über die Möglichkeit des Abrufs zu informieren sowie ihnen zu gestatten, den Abruf ggf. am Arbeitsplatz durchzuführen und die Entgeltabrechnung ggf. im Betrieb auszudrucken.

2. Beteiligung des Betriebsrates

In Unter­nehmen mit Betriebsrat ist der Betriebsrat gemäß § 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG rechtzeitig und umfassend über die Einführung und die nähere Ausgestaltung der elektronischen Entgeltabrechnung zu unterrichten.

Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates hinsichtlich der Einführung und Durchführung der elektronischen Entgeltabrechnung besteht nach unserer Auffassung nicht. Die Entscheidung darüber überlässt das Gesetz allein dem Arbeitgeber. Insbesondere greift § 87 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG nicht, da die Form der Entgeltabrechnung die Auszahlungsmodalitäten der Arbeitsentgelte nicht berührt. Ebenso wenig betrifft die Ausgestaltung und der Zugang der Entgeltabrechnung die Gestaltung des Zusammenlebens und Zusammenarbeitens im Betrieb im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Schließlich ist auch § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG nicht einschlägig, da die elektronische Entgeltabrechnung weder das Verhalten, noch die Leistung der Arbeitnehmer betrifft und auch nicht der Erhebung und Auswertung von Daten dient.

3. Datenschutz und Datensicherheit

Die Entgeltabrechnung enthält neben dem streng vertraulich zu behandelnden Entgelt weitere sensible Daten wie die Religionszugehörigkeit und die Sozialversicherungsnummer. Diese Daten sind durch DSGVO und BDSG einem besonderen Schutz unterstellt. Zusammengefasst ist durch technisch-organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Daten sicher verarbeitet und insbesondere vor dem Zugang unbefugter Dritter geschützt sind. Nähere Vorgaben hierzu finden sich insbesondere in Art. 32 DSGVO. Konkret bedeutet dies:

•    Versand per E-Mail: Erforderlich ist, dass die Mailserver eine Transportverschlüsselung wie etwa ein TLS vorsehen. Zusätzlich kann eine end-to-end-Verschlüsselung verwendet werden. Zudem sollte die versendete Datei passwortverschlüsselt sein und an eine Adresse versendet werden, zu der nur der betreffende Arbeitnehmer Zugang hat. Sofern Sie sich für das PDF-Format entscheiden, sollte ein weitestgehend unveränderbares Unterformat wie PDF/A genutzt werden.

•    Bereitstellung über eine Plattform: Erforderlich ist ein Berechtigungssystem, das gewährleistet, dass lediglich der betreffende Arbeitnehmer Zugang zu der Entgeltabrechnung hat. Dies kann durch personalisierte Accounts umgesetzt werden. Sollte Ihr Unter­nehmen einen Cloud-Dienst eines US-Anbieters nutzen und es dadurch zur Datenübermittlung in die USA oder einen anderen Drittstatt kommen, ist vor dem Hintergrund der Schrems II-Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (Rechtssache C-311/18) gesondert zu prüfen, ob und wie bei der Übermittlung ein angemessenes Schutzniveau im Empfängerland eingehalten werden kann.

Sofern ein externer Dienstleister mit der Durchführung der digitalen Entgeltabrechnung beauftragt wird oder die Entgeltabrechnung in einer Cloud bereitgestellt wird, ist an einen Auftragsverarbeitungsvertrag (vgl. Art. 28 DSGVO) zu denken. Darüber hinaus ist für die digitale Entgeltabrechnung ein Verfahrensverzeichnis gemäß Art. 30 DSGVO zu erstellen.

Unsere Empfehlung: Kontaktieren Sie frühzeitig Ihren Datenschutzbeauftragten, sofern Sie die Einführung der elektronischen Entgeltabrechnung beabsichtigen.

Die vorstehenden Ausführungen dienen einem Überblick und sind nicht vollständig. Für alle näheren rechtlichen Fragen rund um die elektronische Entgeltabrechnung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie gerne bei der rechtlichen Umsetzung.

Ansprechpartner
Isabelle Maria Crass

Isabelle Maria Crass
Leiterin der Rechtsabteilung
Wetzlar