ivicos GmbH: Softwareplattform ermöglicht echtes Bürofeeling im Homeoffice

Neues Startup stellt sich vor

Frankfurt am Main. Das Startup und neue Mitgliedsunternehmen ivicos GmbH mit Sitz im Frankfurter Nordend entwickelt digitale Büroumgebungen für die Zukunft der Arbeit. Das Unter­nehmen möchte für eine intensivere Zusammenarbeit sorgen, denn im Homeoffice kommt die soziale Interaktion oft zu kurz.

Mit der Softwarelösung ivCAMPUS entsteht eine komplette virtuelle Firmenzentrale, die auch soziale Räume wie eine digitalen Kaffeeküche oder Plauderecke umfasst. Auf dem Campus trifft sich das ganze Büro auf einer Plattform, die alle Arten von beruflicher oder sozialer Kommunikation ermöglicht. Dort sind die Mitarbeiter/-innen permanent anwesend, können gemeinsam an Projekten arbeiten und sich austauschen. Sie können zwischen verschiedenen Räumen wechseln. Das Spektrum reicht von privaten Räumen über Meeting- und Projekträume oder Service-Desks bis hin zu Räumen fürs soziale Miteinander.

„Der ivCAMPUS ist ein Ersatz für das Büro, denn der Homeoffice-Geist ist aus der Flasche und wird nicht mehr hineinverschwinden. Wir werden auch nach der Pandemie nicht mehr alle in einem Raum sitzen“, ist sich Dr. Thomas Lehr, Mitgründer der ivicos GmbH, sicher. „Unser Ziel ist es eine Plattform zu erschaffen, die eine Zusammenarbeit wie im Büro ermöglicht. Man kann schnell was in einen Raum reinrufen oder kurz beim Kollegen anklopfen. Es ist sozusagen ein echtes Bürofeeling - nur eben digital“, erklärt Lehr. Dieses Feeling entstehe durch die permanente Präsenz der Beschäftigten an einem zentralen Ort.

So ist es wieder möglich auch im Homeoffice informelle Gespräche in der nun virtuellen Kaffeeküche zu führen oder sich in der Mittagspause mit den Kolleg/-innen in einem Raum auszutauschen. Und wer lieber alleine in Ruhe essen möchte, kann dies über eine AfK-Funktion (Away from Keyboard) kommunizieren. Auch einen separaten Empfangsbereich für externe Gäste gibt es auf dem ivCAMPUS. Es existieren die üblichen Einstellungen wie bei anderen Videokonferenzsystemen, also eine Chatfunktion oder das Anhängen und Teilen von Dokumenten. Die Vorteile der Plattform sind ein hohes Maß an Flexibilität, denn es ist egal, von wo die Leute arbeiten. Zudem sorgt die digitale Büroumgebung für Einsparpotenziale, beispielsweise bei der Miete von Büroflächen.

Startup-Gründer haben bereits vor der Pandemie den Software-Prototypen entwickelt

Die ivicos GmbH wurde Mitte 2019 von einem Team aus Softwareentwicklern, Beratern und Wissenschaftlern gegründet.  Thomas Lehr und sein Mitgründer Dr. Kai Holger Müller-Kästner kommen beide ursprünglich aus der szenariobasierten Strategieentwicklung. Lehr hat hauptsächlich Kunden aus dem öffentlichen Sektor und der Entwicklungsarbeit beraten, etwa die UN oder die Weltbank. Müller-Kästner hat ein Dutzend DAX-Konzerne bei strategischen Entscheidungen unterstützt.

Begonnen haben sie mit ihrer Idee also noch vor der Pandemie. Zunächst entstand der Prototyp einer digitalen „Software as a Service“ (SaaS) mit einem Videokanal. Später wurden sogenannte Breakout-Räume in den Prototypen integriert. „Dann kam Corona und wir fragten uns ganz im Sinne der szenariobasierten Strategieentwicklung: Was wird danach passieren? Es war klar, dass viele Menschen nicht mehr dauerhaft ins Büro zurückkehren möchten. So wurde die Idee geboren, eine Büroumgebung im virtuellen Raum zu entwickeln“, berichtet Lehr.

Unter­nehmen können mit wenigen Klicks virtuelle Räume an ihr Corporate Design anpassen

Für größere Unter­nehmen können auf Wunsch verschiedene Räume und „Areas“, die einzelne Abteilungen, Projektteams oder gar ganze Standorte umfassen, eingerichtet werden. Der Zugang zu den Räumen kann kontrolliert und reguliert werden, etwa wenn eine Personalabteilung an vertraulichen Projekten arbeitet. Unter­nehmen können bei der leicht bedienbaren Selbstserviceplattform mit wenigen Klicks die Räume einzeln benennen und individuell an ihr Corporate Design anpassen.

Die Loginzeiten werden nicht gespeichert. Ein Logout bedeutet, dass man das Büro verlassen hat und nun im Feierabend ist – eben wie im analogen Alltag. Es gebe bei Angestellten teilweise Vorbehalte, dass eine solche Plattform ein „Tool zur Überwachung“ durch den Arbeitgeber sein könnte. Doch Vorgesetzte können auf dem ivCAMPUS – genau wie im analogen Büro - nicht sehen, wo und an was gearbeitet wird. Lediglich die Anwesenheit einer Person ist sichtbar, es erfolgt aber keine Zeitkontrolle. „Die Arbeitszeiterfassung kann optional freigeschaltet werden. In unserem Startup haben wir aber von Anbeginn auf eine Arbeitszeiterfassung verzichtet und setzen intern auf Result-Based Management, also auf die konkreten Arbeitsergebnisse unserer Mitarbeiter/-innen“, sagt der Gründer.

Darüber hinaus führt eine Sprecherstatistik bei Meetings zu mehr Selbstkontrolle. „Jeder kann die Redezeit aller Teilnehmenden sehen und so etwa ausschweifende Monologe unterbinden“, erläutert Lehr. Das Frankfurter Startup hat solche Verhaltensanstöße und Mechanismen eingebaut, damit sie im virtuellen Raum die Qualität der Interaktion erhöhen. In Zukunft sollen weitere solcher Funktionen hinzukommen.

Der ivCAMPUS ist naturgemäß nicht für den klassischen Produktionsarbeiter gedacht, aber für alle Büroangestellten geeignet. Eine Standardinstallation von ivCAMPUS kann bis zu hundert Personen umfassen und bei Bedarf problemlos aufgestockt werden. Mehr Informationen zu ivCAMPUS finden Sie unter: www.ivicos.eu/home-de

Mitgliedsunternehmen erhalten ivCAMPUS ein halbes Jahr lang kostenfrei

Mitgliedsunternehmen von HESSEN­METALL können den ivCAMPUS ein halbes Jahr lang kostenfrei nutzen – es genügt eine Mail an: thomas.lehr@ivicos.eu

Text und Redaktion: Yanka Schütz, Referentin Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit HESSEN­METALL Bezirksgruppe Rhein-Main-Taunus e. V.

Yanka Schütz

Referentin Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit

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