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Ein Leitfaden für Mitglieder

Die rechtssichere Gestaltung von Personalakten ist in den vergangenen Jahren nicht einfacher geworden. Die Unternehmen sehen sich mit Ansprüchen von Mitarbeitern auf Einsichtnahme und Auskunft über den Inhalt der Personalakte konfrontiert und müssen sich ferner mit Ansprüchen auf Entfernung von Dokumenten aus der Personalakte bzw. auf Berichtigung des Akteninhalts in Arbeitsgerichtsprozessen befassen.

Da die Personalinformationen von Arbeitnehmern personenbezogene Daten nach dem Datenschutzrecht sind, müssen die Unternehmen alle Vorgaben des Datenschutzesrechts berücksichtigen. Dies betrifft insbesondere die notwendige Legitimation zur Zuführung von Daten in die Personalakte, ferner sind Fristen zur Löschung von Daten, die aus betrieblichen Zwecken nicht mehr benötigt werden, zu beachten.

Rechtlich möglich ist es, die Personalakte in klassischer Papierform zu führen. Im Zuge der Digitalisierung werden aber immer mehr Personalakten nur noch elektronisch geführt. Die Digitalisierung der Personalakte bietet große Effizienzpotenziale. Speicherplatz spielt keine Rolle mehr, die digitale Personalakte ermöglicht ferner den schnellen und standortunabhängigen Zugriff auf alle wesentlichen Personaldaten. Zudem können aus Gründen des Datenschutzes für jeden Nutzer exakt jene Dokumente freigegeben werden, die im Rahmen der jeweiligen Zuständigkeit benötigt werden.

Der Leitfaden vermittelt die Grundsätze der Personalaktenerstellung und -führung und gibt Hinweise für die digitale Umstellung.

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Prof. Dr. Franz-Josef Rose
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